ارتباطات رسمی و غیر رسمی، ارتباطات سازمانی، نیازهای اطلاعاتی

پژوهشهای صورت گرفته، حاکی از آن است که:
ارتباط یک جانبه، سریعتر و کار فرستنده پیام آسانتر است، اما به علت دقت کمتر، اختلال و سردرگمی بیشتری دیده می شود.
ارتباط دوجانبه از دقت بیشتری برخوردار بوده و در نتیجه بازخورد، فرستنده امکان بررسی مجدد پیام را می یابد.
در مواردی که امور هنوز برنامه ریزی نشده و به روال عادی درنیامده اند، ارتباط دوجانبه وسیله مؤثرتری است، اما پس از اینکه امور برنامه ریزی شده و یکنواخت شد، اثر ارتباط دوجانبه کاهش می یابد. بنابراین شاید بتوان گفت ارتباط دوجانبه برای اتخاذ تصمیم در سطوح عالی مدیریت، کاربرد بیشتری دارد(رضائیان، 1389).
باید توجه داشت همانند بسیاری از مفاهیم مدیریت، ارتباطات را می‌توان یک فرایند در نظر گرفت و اگر قرار باشد ارتباطات واقعی وجود داشته باشد، باید فرایند دوطرفه باشد (داوودآبادی، 1385). هوی و میسکل، چهارنوع ارتباطات دوطرفه در مدارس را نام برده، و آنها را به شرح زیر، توصیف میکنند:
مذاکره: مذاکره از طریق دو ویژگی، قابل شناسایی است: روحیه همکاری و شکیبایی عمومی، و فهم متقابل. این نوع ارتباط، زمانی مورد استفاده قرار می گیرد، که افراد علاقمندند دیدگاهها و تجارب یکدیگر را درک کنند. دو دانش آموزی که درباره چگونگی گذراندن تعطیلات تابستانشان، صحبت می کنند، مثالی از کاربرد مذاکره در ارتباطات هستند.
بررسی: بررسی شامل دو یا چند نفر است که برای یافتن پاسخ یک مسئله، حل یک اختلاف، یا ایجاد توافق همگانی، همکاری می کنند. معمولا در چنین حالتی، راه حل ها و پاسخهای ممکن را در ساختاری که بر دامنه ای از رویکردها و دیدگاهها تأکید می کند، بررسی می کنند.
مناظره: مناظره پرسش مستقیم و روحیه ای شکاک را ارائه می دهد و در آن نیازی به توافق مشارکت کنندگان نیست. فایده مناظره این است که مشارکت کنندگان، ایده ها و عقاید خود، در مورد راه حل ها را با حداکثر چالش ممکن مشاهده می کنند؛ به این منظورکه دیدگاههای افراد در مورد راه حلها محکمتر و واضح تر شود.
آموزش: آموزش در ارتباطات دوجانبه، شامل فرایندی ارادی است که در آن معلم، دانش آموزان را به پاسخها و ادراکات مشخصی، راهنمایی می کند. در این روش، از پرسشهای انتقادی، و دیگر اظهارات، جهت به جریان درآوردن بحثی معین، استفاده می شود.نمونه ای از این نوع ارتباطات، روش سقراطی است (هوی و میسکل، 2005).
2-2-1-13-3- ارتباطات رسمی و غیر رسمی :
ارتباطات رسمی، به مسیرهای اداری رسمی اشاره دارد که برای عبور پیام در نظر گرفته شده (دوبرین، 1387) و توسط سازمانها تصویب شده اند(هوی و میسکل،2005). ارتباطات رسمی در ساختارهای مشخص سازمانی، بین نقشهای سازمانی و در جهت اهداف سازمانی، برقرار می گردد (آلتینوز، 2009). وقتی به نمودار سازمان توجه می کنیم و روابط میان قسمتهای مختلف و ساخت سازمان را در نظر می گیریم، در واقع مجاری رسمی ارتباطات سازمانی را می نگریم (فرهنگی، 1378). طبق دیدگاه برنارد، هنگام توسعه و یا استفاده از کانالهای رسمی، چندین نکته را باید مدنظر قرار داد:
کانالهای ارتباطی باید شناخته شده باشند.
کانالها باید تمام اعضای سازمان را به هم مرتبط سازند.
خطوط ارتباطی باید تا حدامکان کوتاه و مستقیم باشد.
شبکه کامل ارتباطی مورد استفاده قرار گیرد.
در مورد هر ارتباطی باید اطمینان حاصل شود که توسط فرد مورد اعتمادی که موضوع پیام در حوزه اختیارات مقام اوست، صادر شده باشد.
ارتباطات غیررسمی از روابط خصوصی و فعل و انفعالات طبیعی بین افراد به وجود می آید (میرسپاسی، 1391). افراد به محض ورود به سازمان بنا بر علل مختلف از جمله علایق، سلیقه های مشترک، همفکری ها و… با هم رابطه برقرار می‌کنند و شبکه ارتباطی غیر رسمی را تشکیل می‌دهند. ارتباطات غیر رسمی در سازمان گاهی اوقات آن قدر توسعه می‌یابد که ارتباطات رسمی در آن محو می‌شود. ممکن است شبکه ارتباطی غیر رسمی به این دلیل ایجاد شود که شبکه های رسمی توجهی به نیازهای اطلاعاتی اعضای سازمان نمی‌کنند. بنابراین شبکه های غیر رسمی در ارضای نیازهای مربوط به اطلاعات اضافی سراسر سازمان مفید تلقی می‌شود (داوودآبادی، 1385).
2-2-1-14- ارتباطات خطی، تعاملی و تبادلی: